Assemblée générale ordinaire du 31 janvier 2023

Organisée en présentiel + visio

Début de l’AG : 20h13

• A Pouciquot : 19 adhérents + Pascale Maton représentant la mairie de Ramonville
• A distance : 8 adhérents
• 22 procurations 
  Merci aux 49 personnes qui ont pris le temps de participer à notre AG ou de remplir une procuration. L’Assemblée Générale est un moment de rencontre important pour la vie de notre association.

Tour de table

Chacun se présente personnellement et présente son association. Tous les participants sont des bénévoles.

Rapport moral

Emmanuel, président du PIC présente le rapport moral.

Points notables

• Le PIC en 2022, c’est 145 adhésions : 120 associations, et 25 personnes physiques
• Les services les plus demandés sont :
  • L’hébergement de sites webs (70 associations)
  • Les listes de discussion pour 66 associations
  • Le cloud pour 37 d’entre elles
  • Galette pour 13 assos et Dolibarr pour 7 associations.
• 27 associations arrivées en 2022, 9 associations parties ou disparues, Soit +15% d’adhérents en 2022 !
• Les ateliers : 8 ateliers organisés dont 1 annulé car un seul inscrit. On peut remarquer le faible nombre d’inscrits (6 en moyenne dont les membres du PIC). Une exception toutefois pour l’atelier WordPress de décembre qui a réuni 15 personnes.

Les actions de l’année

Nous avons poursuivi les efforts engagés les années précédentes pour mieux structurer l’association, renforcer l’infrastructure technique, afin d’accueillir nos adhérents dans de bonnes conditions.

Nous essayons d’être plus rigoureux sur les procédures d’entrée/sortie du PIC ainsi que sur les procédures de gestion afin de n’oublier personne et répondre aux demandes au plus vite.

Les services

Hébergement de sites WEB, applications de gestion d’association (Galette et Dolibarr), listes de discussion (SYMPA), le cloud et OnlyOffice.

Le service audio que nous proposions a été arrêté car inutilisé après avoir nous-mêmes réalisé un sondage auprès des adhérents..

L’outil PrivateBin a été installé pour permettre de transmettre les mots de passe en mode secret et donc sécurisé.

Amélioration de l’infrastructure

Le service de mail a été renforcé afin d’éviter que les fournisseurs d’accès nous prennent pour des spammeurs : vérification notamment de l’authentification du domaine de l’expéditeur.

OnlyOffice a été installé sur un serveur dédié pour plus de fiabilité.

Nous avons mis en place des quota sur les serveurs web (au niveau de apache) pour éviter les surcharges de mémoire.

Présences publiques

• Participation au forum des associations de Ramonville
• Participation au « Capitole du libre » avec notre propre stand au sein du collectif CHATONS.

Perspectives

• Soirée au KIWI en collaboration avec le CULTe sur le thème des logiciels libres (prévue en Avril)
• Renforcement de l’équipe d’administrateurs
• Partage des actions afin que le PIC devienne vraiment collaboratif

Le PIC accueille de plus en plus d’associations et cela demande de plus en plus de travail. Nous appelons donc à candidature pour nous aider.

Questions / Débat

Plusieurs associations remercient le PIC pour le volume de travail effectué, le « travail dans l’ombre » ainsi que pour les ateliers

Hélène soulève le fait que le travail collaboratif s’effectue dans une bonne ambiance et c’est très agréable.

Patrick suggère que lors des ateliers que nous proposons, une place soit laissée aux associations adhérentes pour présenter leur propre utilisation des services proposés..

Question de la mairie  : avez-vous des outils qui permettent aux associations adhérentes de discuter entre elles ?

Réponses  :

• ASPIC souligne que ce n’est pas forcément facile car les thématiques des associations sont très différentes.
• PIC : sur la page d’accueil du site du PIC il y a les logos de toutes les associations adhérentes et elles peuvent donc se contacter entre elles
• PIC : on envisage sur certains ateliers de demander aux participants d’échanger entre eux sur la manière d’utiliser les outils
• Au fil du temps il est devenu compliqué de se rencontrer compte tenu de la disparité géographique des associations

Question  : le PIC a-t-il ses propres serveurs ?

Réponse  : non, nous louons des machines virtuelles chez Tétraneutral et Gandi. L’intérêt est que ce n’est pas le PIC qui se charge de la maintenance des machines physiques. Nombre de serveurs (6 en tout) : 1 web+sympa, 1 base de données, 1 cloud, 1 sauvegarde, 2 tests

Question sur Galette  (Le Busca) : peut-on améliorer certaines fonctionnalités du logiciel et quelle est la différence avec Dolibarr ?

Réponse  : L’équipe de développement de l’outil Galette est relativement ouverte à la proposition d’apport de modifications.

La principale différence avec Dolibarr est que ce dernier dispose d’un module complet de comptabilité.

Vote du rapport moral

0 vote contre, 0 abstention, unanimité pour le rapport moral

Rapport financier

Le PIC est une petite association qui gère un petit chiffre d’affaire : 2 643 euros.

Les heures de bénévolats ne sont pas comptabilisées, mais il est très difficile de compter les heures que nous y passons.

Vote du rapport financier

0 vote contre, 0 abstention, unanimité pour le rapport financier

Election du CA

Vote pour le groupe 2023 : 0 vote contre, 0 abstention, CA élu à l’unanimité

Nous saluons l’arrivée de 2 nouvelles personnes dans le CA.

Mot de la mairie

Pascale Maton souligne l’engagement du PIC tant pour son travail que pour sa responsabilité numérique : « Beaucoup d’associations vous envient »

La municipalité développe un travail sur la sécurité des réseaux avec l’intercommunalité. Elle lance une formation « Numérique responsable » à laquelle le PIC et le CULTe participeront.

Démo PrivateBin

Nous terminons par une démonstration de l’outil PrivateBin qui permet de partager des messages secrets.

Fin de l’AG : 22h00