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Réunion de C.A. du 7 Juin 2021

jeudi 17 juin 2021, par manu

La réunion s’est tenue en audio-conférence de 19 à 21h
Présents : JLC, Manue, JPS, JPG, Hélène, Cyril, Michel, Momo, Patkm, Manu, François.
C.R. : Manue (prise de notes) et Manu

Nous souhaitons la bienvenue à nos deux nouveaux membres du C.A. : Michel et François. Félicitations pour leur élection et merci de leur engagement.

Retours sur l’A.G.

Sympa et efficace, malgré la distance (Manquait de petits gâteaux et de cidre).
JLC déçu du peu de personnes présentes alors qu’en visio plus de monde aurait pu venir. Beaucoup d’"habitués" n’étaient pas là. Mais côté positif, des personnes situées en Île de France ou à Tarbes ont pu participer.

Commentaires positifs sur l’exposé de Manu, intéressant et compréhensible.
Prochaine A.G. : la faire aussi en visio, solution mixte ? Voir ci-dessous la discussion sur l’achat d’un microphone, éventuellement d’une webcam (il y a déjà un écran prêté par le Culte).

Outil de vote intégré à BBB efficace, suffisant pour ce cas d’usage. Mais celui qui est aux manettes est seul à voir les votes : il devrait faire une capture pour que le vote soit "vraiment" public (à main levée).

Élection du bureau

Partage des tâches dans le C.A., document envoyé par JL avec les tâches qui lui prennent du temps, et qui pourraient être partagées (voir document odt ci-joint).

Ateliers : Une personne pourrait être en charge des ateliers (convocations, répondre aux inscrits, etc) pour que ce ne soit pas la personne qui anime qui se charge de cela.
Idée de faire un binôme sur l’organisation des ateliers, par ex si la personne qui anime est aussi responsable, l’autre peut faire le backup. On reparlera des ateliers lors du prochain C.A. (et en particulier de l’organisation des ateliers).

Autres tâches : relations avec la mairie, JLC est OK pour garder cette tâche.

Le bureau :
Hélène : ok pour rester trésorière, JPG ok pour rester trésorier adjoint.

Manu : ok pour rester secrétaire.
En début de réunion il peut être décidé qui prend des notes. Manue peut prendre des notes pendant les réunions (quand elle est là).
Après la réunion il est important de rédiger le CR et de le publier sur le site du PIC.
JPS est ok pour faire cette tâche avec Manu.

JLC : ok pour rester président. Se présente sans doute pour la dernière année (10 ans déjà !)

Achat de matériel audio

L’idée est de disposer d’un microphone (et d’un haut-parleur) qui permettrait à des personnes de suivre les ateliers ou aussi les réunions de C.A. à distance, tout en ayant des participants sur place. La caméra est moins importante : lorsqu’on fait un atelier en visio c’est plus pour le partage d’écran que pour voir la tête des participants, pour le C.A. nous utilisons de préférence l’audio-conf.

Plusieurs matériels sont envisagés :

Nous ferons des essais lors des prochains C.A., question coût pas de problème.

Ateliers

  • Ateliers autour des CMS :
    • Sur les sites SPIP, les bonnes pratiques de rédaction ne sont pas vraiment suivies : un atelier sur le sujet ? Un lien avec SEO (référencement), standards du web et accessibilité web.
    • Le plugin Escal pose notamment quelques soucis de qualité du code HTML produit. Momo est intéressé pour suivre le sujet.
    • JPG : proposition d’atelier sur le référencement naturel + standards du web (indépendant du CMS).
  • SPIP :
    • l’atelier squelettes est en perte de vitesse. Proposition : le remplacer par un atelier de type FAQ (questions-réponses) sur SPIP ? Quelque chose qui ressemblerait aux défunts apéros SPIP.
    • Une comm plus poussée dans la spiposhere pourrait attirer de nouvelles personnes, d’autant plus que la version 4.0 sort prochainement (en bêta actuellement : backoffice responsive, support de php8, etc.).
  • WordPress : beaucoup de demandes.
    • Prise en main de son site WordPress, proposition de changer le libellé ?
    • Personnalisation de WordPress, mais est-ce qu’on va assez loin ?
  • Dolibarr et Galette (atelier commun).
    • Rien de ce côté cette année (prévu en nov 2020). Il faut en organiser un en 2021 2022
  • Images (Gimp), Inkscape (deux ateliers) : organisés cette année, à reprendre ?
  • Nextcloud : Beaucoup d’activité sur Nextcloud cette année, faut-il organiser un atelier Nextcloud ? (travail en cours avec Natures Pradettes pour synchroniser des utilisateurs et groupes de Galette vers Nextcloud).
  • SYMPA : Toujours de la demande, d’autant plus qu’il y a de nouvelles associations. Peut-être reprise de la demande du côté FCPE, ils ont eu une année très difficile...
  • OpenStreetMap : Les personnes qui cartographient ne le font pas forcément à l’extérieur. Pas de cartopartie en extérieur, mais peut intéresser quand même des gens.
    • La plupart des adhérents utilisent Google Maps : proposer un atelier sur le webmapping, l’intégration d’une carte dans un site web.
    • François prêt à aider sur la partie contribution. Manue évoque l’utilisation de l’appli mobile Street Complete https://framalibre.org/content/street-complete, et JLC l’appli OsmAnd https://osmand.net/

Commentaire général : les nouveaux adhérents semblent plus "compétents" qu’autrefois sur les outils numériques, ils recherchent un hébergement pour des outils qu’ils connaissent par ailleurs (Nextcloud) ou dont ils connaissent le principe (demande de quitter Google Drive par exemple).

  • Calendrier
    JLC proposera un calendrier avec les propositions, on en reparle lors du prochain C.A.

Dolibarr et travail administratif

JPS a proposé un texte pour mettre à jour la page adhésions. Il correspond très bien à ce qu’on fait actuellement.

Or il faut aller vers une gestion/validation des nouvelles adhésions distincte des adhésions validées ou renouvellement.

Utiliser un Kanban [1]. pour gérer le processus de validation ? il faut être certain que les mails reçus soient en lien avec une carte du Kanban.

Proposition de formation en interne par BBB :
D’abord rédaction des procédures (Hélène) : étape essentielle. Ensuite, penser à l’outillage : comment faire pour ne rien oublier.

Procédure une fois l’adhésion validée (gestion adhérent, réception adhésion, écriture compta…), Hélène est ok pour coordonner. Hélène souhaite que la gestion de la validation des adhésions soit pris en charge par quelqu’un d’autre.

Restent encore quelques problèmes, par ex certaines demandes sont passées à l’as (repérées par JPG)

Contrôle sur la fiche, comment ?

  • Dans le module Ticket de Dolibarr : intéressant aussi, mais peut être un peu lourd. Nécessaire que quelqu’un s’occupe de faire le lien, d’écrire les tickets.
  • Utilisation du module Tasks sur Nextcloud : même problématique, il faut s’organiser pour savoir qui fait les tâches.
  • Proposition de changement du bulletin d’adhésion : enlever les informations pour le règlement (RIB) en laissant seulement le tarif, ainsi ce formulaire deviendra une fiche de demande d’adhésion. Ajouter également un paragraphe explicite sur la demande préalable de validation par le C.A. Idée : mettre un cadre « réservé au C.A », accepté ou refusé avec la raison, cela permettrait d’avoir une trace des décisions. Hélène propose un modèle de modification pour le bulletin d’adhésion
  • Hélène a rédigé des articles sur le site sur l’utilisation de Dolibarr, et demande qu’on regarde les outils de tâches.

Proposition d’un atelier BBB pour essayer les différents outils (date à définir). Manue peut faire une démo sur le Deck de Nextcloud.

Point admin (système) :

Travaux de sécurisation sur pic2s (mise en service du logiciel houaibe [2] Tellement bien sécurisé que les mails ne partaient plus depuis les conteneurs... L’installation de MSMTP dans les conteneurs a permis de résoudre le problème.

Plantage de pic2s lundi 6 Juin : la raison n’est pas très claire, si ce n’est qu’Apache, depuis un des conteneurs, est devenu fou en se multipliant (1000 instances d’apache juste avant le plantage) en mangeant toute la mémoire du serveur. Mais qu’est-ce qui a bien pu le rendre fou ?

Les outils permettant de faire le diagnostic (a posteriori, sur le moment c’est bien plus dur) :

  • Atop, similaire à Top mais il écrit dans un fichier toutes les 10 minutes, on peut donc "remonter le temps".
  • Munin (supervision du PIC).

Une piste pour l’avenir : limiter la mémoire allouée aux conteneurs, afin d’éviter qu’un conteneur devenu fou plante tout le monde.

Mises à jour SPIP : Manu relance les derniers adhérents pour passer en 3.2.11 ce qui permettra d’avoir tous les sites en php 7.4 et de supprimer le conteneur 7.2 (obsolète).

Modif des CGU : Proposition de modifier les CGUs, afin de tenir compte du fait que l’adresse IP des utilisateurs peut être envoyée à AbuseIpDb, or c’est une donnée personnelle que nous partageons dans certains cas... Accord du C.A.

Prochain C.A. :

23 juin 19h soit salle Pouciquot soit chez Jean-Louis, avec un pot à la fin !!!!

NDLR : La grande salle de Pouciquot est disponible le 23.

[1Méthode qui prône la visualisation des flux de travail par le biais d’un tableau (dit tableau Kanban), permettant de prioriser et suivre l’état d’avancement des tâches à accomplir

[2qui est la même chose que ce qui existait sur le PIC depuis 2017, mais en mieux structuré, et mieux sécurisé, et diffusé bref vachement plus mieux bien. cf. https://framagit.org/pic-manu/houaibe