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Asssemblée générale ordinaire 2021

mardi 15 juin 2021, par Jean-Louis

Préambule

Une Assemblée Générale un peu exceptionnelle car réalisée en visio à l’aide du logiciel Big Blue Button.
Nous n’avons pas retenu de dispositif spécifique de vote à distance considérant qu’en temps "normal" les votes se font "à main levée". Les votes seront réalisés et comptabilisés par l’outil du logiciel de visio.
Les participants sont informés que la réunion est enregistrée. Personne ne s’y oppose.

Participants

  • 31 personnes présentes en visio . Quelques participants représentent plusieurs associations.
  • 5 associations ont donné signe de vie.
  • 8 bénévoles et/ou adhérents individuels présents ou représentés.

Ordre du jour

  • Tour de table où chacun présente rapidement l’association qu’il représente.
  • Rapport moral
  • Rapport financier
  • Exposé sur la sécurité
  • Election du CA

Rapport moral et CR d’activités.

Diaporama 2020 au PIC

Le rapport moral et CR d’activités ont été mis à disposition des adhérents par mail (voir les documents ci dessous). Le président présente l’année 2020 au PIC à l’aide d’un diaporama (voir ci contre).

L’année 2020 au PIC a été caractérisée par une activité perturbée par la crise sanitaire et par la montée en puissance des adhésions.

  • Dès le début de la crise sanitaire nous avons mis en place un service d’audio conférence gratuit et ouvert à toutes et tous afin de répondre aux besoins de communication à distance générés par le confinement.
  • Nous avons mis en place de nouveaux services en direction des adhérents.
  • Par ailleurs, pour faire face à l’augmentation de taille nous avons commencé à réfléchir à notre organisation.

Appel aux adhérents du PIC pour contribuer, faire des propositions : le CA a l’impression d’être un peu isolé, pas en connexion avec tout le monde.

Discussion

  • Une association est intéressée par la diffusion de vidéos à ses adhérents et est prête à participer à la réflexion et éventuellement à la mise en place.
  • Une demande de lieu de discussion, partage entre associations adhérentes du PIC.

Emmanuelle répond que différents outils sont possibles mais qu’il faut y réfléchir pour être sûr de répondre à la demande.

Emmanuel indique, suite à une question, que les serveurs Mumble (audioconférence) et Nextcloud (partage de fichiers) sont hébergés par Tetaneutral (fournisseur toulousain d’accès internet associatif).

Ecopolien demande des fonctionnalités complémentaires sur NextCloud (notamment Zotero qui est un outil d’indexation de documents scientifiques). Ce besoin est partagé par d’autres présents : possibilité qu’OnlyOffice offre un plugin Zotero.

Emmanuel et Jean-Louis rappellent que toutes les compétences sont les bienvenues (techniques et communication).

Vote

Emmanuel met en œuvre le vote "à main levée" via BBB ; il est le seul à voir "les mains". Marie-Laure parle de Balbuto pour les votes, il est toujours compliqué d’être raccord avec les statuts pour des AG en visio.

OUI : 25 : 96%
NON : 0 : 0%
ABSTENTION : 1 : 4%

30 personnes connectées au moment du vote. 3 personnes n’ont pas pris part au vote et Manu qui organise le vote ne peut pas voter (mais il aurait voté OUI !).

Le rapport moral est accepté

Rapport financier

Cloture 2020

La trésorière présente le document envoyé par courrier (compte d’exploitation 2020 + bilan).

Synthèse trésorerie

Un rappel des comptes de 2019 et un commentaire d’actualité complètent le tout.

  • En ce qui concerne les revenus, pour la première fois nous séparons les cotisations associations et adhérents individuels. Nous avons bénéficié en 2020 de dons plus importants que de coutume.
  • Par contre les dépenses sont relativement stables et concernent le paiement des serveurs, la gestion des noms de domaines et notre contribution à l’équipement réseau de la salle Chemin Pouciquot.

Réserves financières : 3643€, qu’on garde précieusement (par exemple pour le rachat d’un serveur en urgence ou autre besoin) et auxquelles viendra s’ajouter le résultat d’exploitation 2020.

Charges à payer : attente de factures (3 ans qu’on attend).

Subventions municipales non affectées à ce jour pour cause de pandémie, mais disponibles pour les années futures.

Projet 2021

En 2021 nous changeons de façon de gérer l’association : en effet nous avons aujourd’hui plus de services proposés. Nous devons envoyer des factures plus personnalisées, besoin de mieux tracer ce que nous faisons.

Le nouveau système de facturation permet d’émettre des factures détaillées. C’est une option à retenir pour facturer un jour éventuellement un service personnalisé pour le cloud. Pour le moment, toutes les associations sont à la même enseigne, quel que soit le volume occupé.

2021 est une année passerelle : nous quittons un système léger pour aller vers un système plus complexe mais qui permettra de faire un meilleur suivi de la facturation.

Discussion

Un adhérent : pourquoi une compta en partie double ?

Hélène : le bilan est déjà en partie double (bilan et compte d’exploitation).
Une trésorerie simple ne permet pas de savoir à qui on doit de l’argent, et qui nous doit de l’argent.
Une trésorerie simple ne permet pas de gérer les créances.
Pour une demande de subvention, les pouvoirs publics apprécient que nous ayons une comptabilité rigoureuse, donc en partie double.

Vote
OUI : 26 : 100%
NON : 0
ABSTENTION : 0
30 personnes connectées au moment du vote.

Le rapport financier est accepté

La technique nous concerne tous

Améliorer la sécurité

Emmanuel nous fait un exposé intitulé : "Améliorer la sécurité : Du boulot pour tout le monde !"
Les diapos sont ci contre. L’exposé montre à travers deux exemples que d’une part nos serveurs sont de plus en plus soumis à des attaques externes et que d’autre part une bonne manière de s’en protéger est d’adopter dorénavant une politique rigoureuse de mots de passe.

Les dispositifs mis en place sont exposés et des solutions sont proposées.

Un adhérent demande si les dispositifs mis en place en protection ne nuisent pas finalement aux temps de réponse.

Emmanuel Les mesures faites ne le montrent pas, au contraire : le serveur passe moins de temps à éliminer les requêtes "douteuses" qu’à les traiter complètement pour les éliminer en fin de traitement. Sans compter que les dégâts évités sont bien supérieurs aux ralentissements qui pourraient être observés.

Plusieurs adhérents font part de leur satisfaction à propos de l’intérêt et de la clarté de l’exposé.

Élection du CA

Les sortants du CA se représentent tous : Jean-Louis Charpenteau, Emmanuel Courcelle, Jean-Paul Garrigos, Maurice Grelaud, Mathieu Hazard, Emmanuelle Helly, Patrick Moreau, Hélène Petit, Jean-Pierre Sclafer.

Deux personnes se proposent de conforter cette équipe : François Magimel et Michel Fernandez.

Vote
OUI : 22 : 100%
NON : 0
ABSTENTION : 0

Le CA est donc élu

25 utilisateurs en ligne. 2 personnes qui n’ont pas pris au vote. Hors Manu.

Un adhérent propose ses services pour étudier la faisabilité de la mise en place d’outils en lien avec la vidéo, il propose d’intégrer l’équipe en temps que "compagnon de route".

Cyril participe souvent avec le CA mais sans être membre du CA. Il est aussi "compagnon de route".

L’assemblée générale se clôture à 22H45.