Réunion CA du 28 février

Réunion du CA du 28 Février 2023

Présents  : Michel, Édouard, Emmanuel, Jean-Paul, Jean-Louis, Sylviane, Yves (Conseil Syndical Jardins Occitans), Alexandre Piot (Conseil Syndical), Patrick, Hélène, Françoise Berthoud [A0204], Natacha [A0203], Cyril

Excusés  : Momo, Hugo

Odj

• Demandes d’adhésion
• Résiliation d’adhésion
• Débriefing de l’AG
• Point sur la facturation et la trésorerie (Hélène)
• Élection du bureau
• Organisation
• Ateliers
• Questions diverses

Demandes d’adhésion

Ce dernier mois nous avons eu 10 prises de contact dont 4 demandes à finaliser.

A0202 - Jardins occitans : Alexandre présente le collectif : l’idée, qui part du conseil syndical, est de monter un collectif pour faire vivre la résidence et pas seulement le conseil syndical.

Le PIC rappelle qu’il ne prend que les structures de type association loi 1901 ou de fait. Si les Jardins occitans désirent bénéficier de ces services, ce ne sera pas pour le conseil syndical mais pour un collectif d’habitants avec un projet commun de vie

• Besoins : liste, cloud

Le « collectif » va réfléchir et reviendra vers le PIC avec un bulletin de demande d’adhésion.

==> CA OK (pour le collectif mais pas le conseil syndical, la distinction sera à préciser dans la demande)

A0203 - Femmes, vie, liberté  : présenté par Natacha : il s’agit de bibliothécaires qui ont créé un collectif en soutien de la révolution iranienne en cours actuellement. Un de leurs problèmes est le poids des images et vidéos. En effet, elles présentent sur leur site des dessins en haute résolution (quelques Mo), parce que les utilisateurs doivent pouvoir les télécharger pour les imprimer (affiches, tracts, etc). Elles souhaitent sortir de sa solution d’hébergement actuelle. L’hébergement de vidéos se ferait par des solutions type Peertube. Estimation de la quantité de données à stocker : environ 300 Mo en 6 mois.

Tant que le site ne dépasse pas 1 à 2 Go cela ne nous posera pas de problème. Dans le cas contraire nous pourrons leur proposer de stocker les images dans notre cloud plutôt que dans le site.

• Besoins : cloud, site dynamique (WordPress)

==> CA OK

A0204 - collectif Saint Martin d’Uriage : présenté par Françoise : le collectif a pour objectifs de faciliter l’implication citoyenne des habitants de la commune autour de projets écologiques liés au territoire et de tout autre projet qui favorise la solidarité et renforce les liens entre habitants. Les projets / groupes sont proposés par des citoyens en général, ils sont animés par des citoyens ou des élus municipaux. Le collectif possède un site web.

Plusieurs groupes se sont constitués ; ils ont besoin d’échanger et de rendre visible cette implication citoyenne. A priori, il y aura peu de volume de données.

Alternative à trouver pour stocker les comptes-rendus des groupes citoyens -> nous leur proposons le cloud.

Françoise connaît déjà Labo1point5 de par son activité professionnelle

• Besoins : cloud, liste

==> CA OK

A0196 - Mouvement du nid

Le Mouvement du Nid est une association agissant en soutien aux personnes prostituées. Implanté à Toulouse et dans toute la France, le Mouvement du Nid est à la fois une association de terrain et un mouvement de société : il appelle à un engagement citoyen, politique et culturel contre le système de la prostitution et l’ensemble des violences contre les femmes.

La demande concerne l’association locale (Toulouse).

• Besoins : cloud

==> CA OK

Prises de contacts sans suite à ce jour :

• [A0197] Association du Quartier Chalets-Roquelaine – pas de BA
• [A0198] Association Larclimatique – pas de BA
• [A0201] Comité de quartier des ponts jumeaux – pas de BA
• Café associatif – (dans le deck) pas de BA
• Les rendez-vous Recup’ – pas de BA
• Hébergement de MOOC : orienté vers plus adéquat pour eux

Ces associations ou collectifs sont ou seront entrés en prospect sous Dolibarr pour garder une trace historique.

Résiliation d’adhésion

A0155 : Olterra

Le PIC prend note. Cet adhérent avait seulement le service des listes. Jean-Louis s’occupe de fermer puis supprimer les listes.

Debriefing de ’AG

Jean-Louis est déçu du nombre de participants (49 sur 120) ; les questions posées par le PIC sur le partage entre adhérents n’ont pas obtenu de réponse. Il soulève toutefois les points positifs : les adhérents sont satisfaits, la représentante de la mairie nous fait confiance et félicite notre implication et notre travail.

Patrick regrette que nous devenions des « prestataire de services » ... Il souligne le manque d’implication des adhérents. Pour pallier ce manque il propose d’intégrer une présentation approfondie d’une association lors des ateliers pour partage des pratiques.

Hélène souligne que l’on partage au moment des ateliers ; elle propose de créer un atelier sur la communication par mail et autres moyens, souci qui est partagé par beaucoup d’associations.

Édouard propose de profiter de l’échange que nous avons avec les adhérents lors de la mise en place de leurs services pour leur présenter notre volonté de partage.

Autres propositions émanant de cette discussion :

• mettre en place une infolettre une à 2 fois par an, en demandant aux adhérents de participer en présentant leurs associations (Jean-Louis propose de s’en occuper)
• monter un atelier spécifique pour les présentations des associations : débat sur l’utilisation du numérique, utilisations de services autres que ceux du PIC, etc. (sur la saison 2023-2024)
• Ouvrir un forum pour partage de techniques et pratiques, mais cela nécessite des animateurs et l’organisation des échanges (pour créer une dynamique). Édouard se propose à l’animation/modération si l’idée est explorée. « Un outil s’appuie sur une organisation ».

En conclusion, le premier point est validé et on projette de mettre en place le second pour l’année prochaine à partir de la rentrée automnale fin 2023.

Point sur la facturation et la trésorerie

Hélène nous fait un point sur la gestion comptable.

Elle a mis au point une nouvelle méthode de facturation de nos adhérents, mise en service après quelques essais.

Elle a joint aux factures 2023 les impayés 2022, pour n’avoir qu’une seule facture par adhérent.

Aujourd’hui 125 factures ont été émises datées du 01/09/2022, pour un total de 3410,00€ :
- 35 sont payées (pour 814€)
- 90 impayées (pour 2596€) pour lesquelles nous ferons des relances

Hélène compte aussi verser les écritures en comptabilité mois par mois cette année, pour arriver au 31/12 avec le bilan presque à jour.

Emmanuel demande s’il serait possible de faire l’appel de facturation en octobre pour l’année suivante, afin de mettre nos pratiques en phase avec les statuts qui prévoient que seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent participer aux votes le jour de l’AG Hélène souligne quelques difficultés techniques, mais en voies de résolution.

Nous avons pour objectif que toutes les cotisations soient acquittées fin juin.

La mission du trésorier : actuellement, définie dans les statuts :

« Le Trésorier est chargé de tenir ou de faire tenir sous son contrôle la comptabilité de l’Association. Il perçoit les recettes, il effectue tout paiement sous réserve de l’autorisation du Président dans les cas éventuellement prévus par le Conseil. »

De fait, depuis quelques années, une nouvelle tâche est devenue chronophage et est prise en charge presque entièrement par Jean-Paul, trésorier-adjoint depuis 3 ans : la gestion des noms de domaine chez Gandi ; Emmanuel et Hélène font de temps en temps quelque chose, mais c’est Jean-Paul qui connaît bien et pratique les étranges et mouvants comportements des interfaces Gandi (A noter que toute la documentation pour la gestion de Gandi est maintenant disponible sur le site du Pic). Hélène se contente en gros d’y envoyer de l’argent de temps en temps.

Hélène :

La comptabilité, m’a échu en 2012 ; la gestion des adhérents était sous Dolibarr, la compta sous libreoffice-calc ; il y a 3 ans nous avons mis en service le module ’compta’ existant sous les dernières versions de Dolibarr, et utilisé le module ’tiers’ pour gérer nos adhérents (à la place du module ’adhérents’, ne convenant plus à nos besoins).

La banque, elle-aussi, m’a échu telle quelle en 2012 ; on peut reprocher à l’enseigne sa politique commerciale et sa méthode d’authentification entortillée des accès web (méthode qui n’autorise, par ricoché, qu’une seule personne), mais, comme les frais de gestion sont réduits au minimum, on reste en l’état.

En conclusion, les missions actuelles des trésoriers concernent la gestion de l’argent, en recettes et en dépenses.

Élection du bureau

Le bureau en place a été élu il y a moins d’un an après l’assemblée générale 2022 :

• Sylviane (secrétaire) ;
• Hélène (trésorière) et Jean-Paul (trésorier-adjoint) ;
• Emmanuel (président) et Jean-Louis (vice-président).
  Tous sont d’accord pour rester à leur poste respectif.

Emmanuel propose de faire tourner le poste de président tous les ans ou tous les deux ans afin que la charge n’incombe pas toujours à la même personne. Pour cette année il reste président ; on en reparlera l’année prochaine ...

Michel propose son aide dans la mesure de ses compétences qui ne sont pas techniques : il n’est pas nécessaire d’être membre du bureau pour donner un coup de main, nous prenons acte de sa proposition.

Aucune autre candidature n’est proposée.

Le bureau est inchangé et réélu.

Organisation

Beaucoup de travaux sont partagés par toujours les mêmes personnes. Nous avons besoin de trouver un mode de fonctionnement pour soulager ces quelques personnes.

Hélène précise que l’on est en train de créer un workflow concernant la prise en compte des demandes de nouvelle adhésion.

Nous avons passé beaucoup de temps à discuter des points précédents et n’avons plus le temps suffisant pour débattre ; il faudra reporter les points dont nous n’avons pas débattus à la prochaine séance :

• Répondre aux candidats, créer les ressources ? Le workflow correspondant n’est pas encore au point, mais la situation s’améliore.
• Communiquer entre nous : mail ou autre moyen ?

Ateliers

Bilan atelier SPIP : le niveau des participants n’étant pas homogène, l’atelier a été scindé en deux groupes : une partie débutant et une confirmé, animés en parallèle par Emmanuel et Jean-Louis. Nous notons la présence de Jacques, qui connaît très bien SPIP et dont l’aide a été précieuse pour répondre aux questions pointues de l’atelier avancé.

Atelier sur le cloud : 1er avril animé par Emmanuel : cet atelier sera consacré à utilisation du cloud au sein du PIC. Nous pouvons profiter de cet atelier pour inaugurer l’idée de partage des pratiques évoquée précédemment. Nous pourrions faire appel aux associations labo1point5 ou Nature Pradettes (gros utilisateurs du cloud) pour qu’ils présentent leurs méthodes de travail sur le cloud. Il faudra donc les contacter avant le délai habituel pour l’inscription afin qu’il puisse s’y préparer. Emmanuel s’en occupe.

 Atelier galette+dolibarr : 15 avril animé par Hélène : Hélène propose de mener cet atelier sous forme de foire aux questions et d’échanges entre les participants. Quoi qu’il en soit, elle a une trame de présentation des outils.

Questions diverses

SPIP  : les versions 3.2.19, 4.2.2 et 4.1.9 viennent de sortir (corrections de bugs, dont un concernant la sécurité) : mises à jour à faire

Spip a annoncé la fin de vie pour SPIP 3.2 ; la mise à jour des derniers sites en 3.2 doit donc être faite ! (deux sites concernés)