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Assemblée Générale, 31 Mai 2022

par manu

Assemblée Générale ordinaire, organisée en visio + présentiel

Présents :

  • A Pouciquot : 16 adhérents + Pascale Maton (représentant la Mairie de Ramonville)
  • A distance : 10 personnes
  • 15 procurations

Cela fait donc 41 participants. Merci à toutes les personnes qui ont pris la peine de se déplacer, de se connecter, ou de remplir une procuration.

Tour de table :

Chacun présente son association, ou se présente, rapidement. Les représentants des associations sont des bénévoles, sauf une personne, salariée d’une association, qui est venue sur son temps de loisir. Tous les participants indiquent qu’ils sont très contents du PIC, d’une part parce que ça fonctionne bien, d’autre part parce qu’ils reçoivent une aide importante pour construire leur site web ou utiliser les applications proposées.

Appel pour venir au CA Pas besoin d’être compétent en info pour faire des trucs avec le PIC, compétences en organisation ou communication bienvenues.

Rapport moral

Présentation du rapport moral (cf diaporama ci-joint). Les point forts sont les suivants :

  • Le PIC n’utilise que des logiciels libres et adhère au collectif des Chatons (Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts Neutres et Solidaires) : nous garantissons que les données ne sont pas vendues ou données.

Les adhérents :

  • Une vingtaine d’associations nouvellement adhérentes au PIC en 2021. 4 associations ont arrêté leurs activités, dont 2 à cause du Covid.
  • Le "territoire" du PIC, s’il démarre de Ramonville et autour, s’étend jusqu’en Île de France.
  • Les services se multiplient : au départ sites web et listes de discussion, le service de Cloud commence à être bien utilisé (environ 30 associations utilisatrices, voir plus loin), ainsi que quelques installations de Galette (gestion d’adhérents) et de Dolibarr (gestion tout court).
  • Pour les sites web, WordPress a une situation de quasi-monopole, au moins pour les nouveaux adhérents.
  • Nous hébergeons également quelques applications "non standards" : applications de 2p2r (velobs, cartographie), sites sous Django pour labo 1.5, application Copanier... Attention pour ces applications il est important d’avoir un responsable technique compétent car nous ne faisons que l’hébergement. Il en est de même pour les CMS, hors SPIP et WordPress.
  • Les ateliers : moins d’ateliers organisés que les autres années (9 au lieu de 12), soit entièrement en visio soit mixtes (visio + présentiel), essentiellement centrés sur les logiciels que nous proposons :
    • Sympa
    • WordPress (3 niveaux différents)
    • mettre Open Street Map sur un site web
    • Inkscape/Penpot, ou comment faire un flyer pour son association (innovation)
    • Référencement naturel (innovation)
      Peu de participation (à part WordPress et un peu SYMPA), nous devons avoir une réflexion pour faire venir du monde : autres sujets ? Une publicité différente ?

Les machines :

  • Pas mal de mises à jour, système et applications. Important pour que ça continue à marcher avec une bonne sécurité.
  • Les mises à jour système sont normalement "transparentes" pour les utilisateurs, ce n’est pas le cas des mises à jour applicatives : reste à mettre à jour Galette, Dolibarr, quelques WordPress un peu vieux également, cela se fera en lien avec les associations concernées...
  • Nous avons aussi réalisé des mises à jour de SPIP sous 4.0, assez douloureuses...

La vie de l’association :

Aujourd’hui plus d’associations sont adhérentes. Jusqu’à présent notre fonctionnement était « familial », tout tenait dans la tête de deux ou trois personnes. Cette année nous travaillons à tracer un peu plus ce qui est fait, nous organiser mieux. C’est un gros chantier initié par Hélène, il est bien avancé et va continuer.

(Appel du pied pour faire venir de nouvelles personnes :))

Et maintenant ? Trois questions :

  • Le PIC en public
  • Repenser les ateliers
  • Renforcer l’équipe d’animation

Ateliers  : Centrés sur ce qui tourne autour d’Internet, pas question de faire des ateliers de bureautique par exemple.

Équipe d’animation : Pas forcément besoin de compétences informatiques il faut de nouvelles personnes...

Débat :

Ateliers : 

  • On a perdu l’habitude de nous projeter plus loin que la semaine suivante, donc c’est difficile.

Pub

  • En tant qu’association, nous n’avons pas compris que ces ateliers s’adressaient au public, on croyait que les ateliers étaient réservés aux membres du CA des associations. Il faut sans doute être plus clair sur le fait que c’est gratuit, ouvert à tous les publics et que les associations peuvent (doivent ?) diffuser l’information à leurs adhérents.
  • Actuellement la pub est envoyée à la liste pic-info, la liste toulouse-ll (liste Toulibre), Tetaneutral (asso partenaire), Demosphère : https://toulouse.demosphere.net/ et l’Agenda du Libre https://www.agendadulibre.org/
  • Utiliser plus souvent les services comm de Ramonville : le VAR (tous les deux mois, les infos doivent parvenir au journal le 8 du mois précédent la parution) ou l’agenda électronique.
  • Il y a des contacts avec La Dépêche (un article par an environ).
  • Le CULTE a utilisé d’autres moyens de com : Facebook, OpenAgenda (celui de Ramonville donc), le site mesvoisins.fr ...

Public ado ?

  • Les adolescents (mineurs) sont-ils autorisés ? (peut-être qu’il faut des autorisations parentales ?) Bien sûr ils sont les bienvenus au même titre que les participants plus âgés.

Autres lieux ?

Idée : Faire des ateliers dans d’autres lieux ? par exemple le Kiwi à Ramonville nous a invité (ainsi que le CULTE). A creuser...

Le CA :

Le CA se réunit le dernier mardi de chaque mois à 19h00 à Pouciquot. Les réunions sont ouvertes à tous, c’est une bonne manière de garder le contact et de voir ce qui s’y passe avant de se présenter "pour de vrai".
On utilise la plupart du temps la visio ou l’audioconférence, pour permettre aux personnes habitant un peu loin de participer.
La réunion de CA commence souvent par un dialogue avec de nouveaux candidats à l’adhésion.

Rapport Financier

Le PIC est une petite association, son chiffre d’affaires est tout petit : 2700€ par an.

Peu de postes de dépenses, mais d’une année sur l’autre, le nombre des cotisations d’associations augmente : aujourd’hui 87 associations et 17 personnes adhérentes à titre personnel, ces derniers « payent pour travailler » :) (running gag)

Par ailleurs, le CA a droit de regard sur les adhésions : sont refusées les entreprises, ou les organisations politiques. Nous avons défini un "circuit d’accueil", qui est l’occasion de rencontrer les gens demandeurs, et de leur demander d’accepter le règlement intérieur.

La gestion des noms de domaines par le PIC coûte un peu moins que ce que les adhérents payent en moyenne à titre individuel : prix unique alors que les frais peuvent évoluer suivant les moments et les extensions (.fr, .com etc). Les coûts des services sont mutualisés entre tous les adhérents, et ce quelle que soit la taille des associations adhérentes.

Pour le moment l ’accès au Cloud est compris dans l’adhésion forfaitaire (20€ par an).

L’envoi de la facture est aujourd’hui moyennement automatisé. Nous utilisons le logiciel de gestion Dolibarr (hébergé par nous) afin que la gestion puisse se faire de manière partagée. Auparavant la gestion était faite par Hélène en utilisant des applications locales installées sur son ordinateur personnel.

Les dépenses

  • Prise en charge pour certains adhérents (seulement associations) de leur nom de domaine, pour un montant de 16€ pour lisser et éviter de détailler le montant pour le nom de domaine (le prix dépend de l’extension). 28 associations profitent de ce service.
  • En 2021 nous avons acheté une "galette" (micro + ampli) de visioconférence pour permettre notamment de réaliser des animations ou des réunions en présentiel + distanciel.
  • Achat cette année (2022) d’un disque dur pour Tetaneutral, pour qu’ils l’intègrent à leur infrastructure. Le Cloud (entre autres) est hébergé chez Tetaneutral.
  • Le PIC adhère à deux associations :
    • Le CULTE, qui s’occupe en particulier de l’accès internet de la Maison des Associations (passage difficile à la Fibre cette année, merci le CULTE !)
    • Tetaneutral, qui héberge 4 de nos serveurs

Remarque : Nous "adhérons" au collectif des CHATONS, mais cela ne coûte pas d’argent.

Bénévolat

En résumé, les comptes sont sains, parce que les logiciels libres sont gratuits et que le travail est uniquement réalisé par des bénévoles, qui sont "invisibles" dans les comptes. Le fond associatif augmente aussi pour permettre de faire face à d’éventuels coûts imprévus ou coups durs.

La question de la "valorisation" du bénévolat est posée :

  • Possible de le faire sur la compta, dans une section spéciale
  • Mais ce poste, qui serait très important, éclipserait les comptes réels de l’association
  • Les bénévoles n’ont peut-être pas envie de faire le "pointage" des heures

Votes

0 contre, 0 abstentions, unanimité pour le rapport moral et le rapport financier

Débat

Pascale Maton (mairie de Ramonville) veut juste faire remarquer la grande vitalité de l’association qui apporte un soutien très apprécié aux utilisateurs (c’est eux qui l’ont dit) et en plus dans un esprit militant remarquable
C’est la preuve tangible que la mise en commun de ressources dans un esprit non compétitif est un modèle qui pourrait fonctionner.
Par ailleurs elle remarque que le PIC est une association en plein développement. Quelques grosses associations ramonvilloises sont adhérentes, mais le PIC est semble-t-il peu connu auprès des autres ?

En effet, pas d’associations sportives de Ramonville, par contre des AMAP, Roule ma Frite, etc. Nous sommes bien conscients que le fait d’avoir un local fourni gracieusement par la mairie est très bon pour nous.
La mise à disposition des salles peut être valorisée également, sans pour autant mettre de somme.

NextCloud

Présentation de NextCloud par Emmanuel

Le principe du Cloud (nuage) : On met des fichiers quelque part, on ne sait pas où. En fait pour ce qui concerne notre Cloud, nous savons : chez Tetaneutral, quelque part vers les Sept Deniers.

Permet de partager des documents :

  • Avec une personne inscrite ou un groupe
  • Par un lien public

On peut aussi faire de l’édition collaborative, grâce à Only Office : texte, tableur et présentation.
Il est possible de revenir en arrière

Autres applications disponibles :

  • Cartes mentales
  • Tableau de bord (Deck), workflow et assignation des cartes à des utilisateurs. Utilisé comme todo liste par le PIC
  • Agendas partagés
  • Tâches

Le Cloud est en exploitation depuis 2 ans (cf slide 9). En matière d’espace disque, nos adhérents sont plutôt raisonnables. Le nuage est utile pour les documents "vivants", il n’est pas forcément raisonnable de s’en servir comme outil d’archivage pour de grosses quantités de données (cela pose des problèmes éco -nomiques et -logiques)

Pour nous, 50 Go de quota disque c’est déjà trop, 5 Go c’est raisonnable, entre 10 et 50 Go, ça se discute....
Nous ne facturons pas selon l’occupation du disque, contrairement à d’autres qui font payer au prorata de l’occupation disque.

Intervention de la FCPE : difficulté d’avoir un archivage « froid » sur un disque dur, car pas de local dédié, et turn-over très rapide. Archiver en ligne permet de garder la mémoire de l’association, c’est extrêmement précieux. Mais il s’agit de documents bureautiques, pas de photos ni vidéos, donc pas très volumineux.

Il est à noter que tous les documents sont reliés à l’association, et non aux utilisateurs. Du coup, si quelqu’un s’en va, son travail reste à l’association.

Problème avec OnlyOffice

Problème remonté sur OnlyOffice : l’application de bureautique collaboratif.
C’est un logiciel libre, mais il autorise seulement 20 connexions simultanées. Si une personne ouvre un onglet sur son navigateur et le fait pointer sur un document OnlyOffice, cela compte une connexion !
Plusieurs solutions sont envisagées, dont utiliser plutôt Collabora Online, cf. https://www.collaboraoffice.com/code/ pour la version communautaire.

Élection du CA

Deux personnes du CA sortant ne se représentent pas :

  • Jean-Pierre Sclafer
  • François Magimel

Une Nouvelle candidature :

  • Sylviane Peychou

D’où la liste des candidats :

Jean-Louis Charpenteau
Emmanuel Courcelle
Michel Fernandez
Jean-Paul Garrigos
Maurice Grelaud
Mathieu Hazard
Emmanuelle Helly
Patrick Moreau
Hélène Petit
Sylviane Peychou

Accord de l’Assemblée pour voter à "main levée" pour l’ensemble de la liste.
Le CA est élu à l’unanimité.

Fin de la visio, Pot de l’amitié et fin de la séance à pas d’heure.