Scénario 3 : On crée une commission !

par manu

L’association adm5 crée une commission pour travailler sur un sujet très chaud : la production de laine des moutons à 5 pattes. 4 personnes participent à cette commission : deux personnes du bureau et deux personnes "extérieures", elles aimeraient bien mettre en commun quelques documents, sans les partager avec tout le monde dans un premier temps.


Pré-requis

On suppose dans ce scénario que Paul, contact technique de adm5, a créé sur le cloud des comptes pour :

  • Virginie (présidente)
  • Paul (secrétaire et admin du cloud pour adm5)
  • Roméo (trésorier)
  • Juliette (secrétaire-adjointe et admin du cloud pour adm5)

Création du groupe adm5.c-laine

Paul envoie un mail au pic pour leur demander de créer un nouveau groupe d’utilisateurs [1], il s’appellera adm5.c-laine [2]
A partir de maintenant :

  • Un nouveau groupe a été créé : adm5.c-laine
  • Un nouveau dossier a été créé :
    • Il s’appelle adm5.c-laine
    • Il appartient à adm5
    • Il est partagé avec le groupe adm5.c-laine
  • Paul et Juliette, administrateurs de l’association, appartiennent de droit à ce nouveau groupe, ils sont également administrateurs de ce groupe. En conséquence ils ont la possibilité d’ajouter ou retirer des utilisateurs de ce groupe.

Maintenant, la commission laine dispose d’un espace de stockage qui lui permettra de stocker et partager des documents. Seuls les membres de la commission auront accès à ces documents, les autres adhérents n’y auront pas accès. Bien sûr ils peuvent toujours partager un dossier ou un fichier par lien, comme on l’a vu au scénario 2.

Cliquer sur les vignettes pour voir les copies d’écran

Juliette a un dossier supplémentaire
Juliette enregistre Roméo dans la commission Laine
Juliette crée un compte pour Ernest, membre extérieur de la commission Laine
Roméo a maintenant accès aux documents de la Commission Laine
Ernest, lui, a accès aux documenents de la commission Laine, mais pas aux autres documents de l’association.


Création de groupes pour le bureau ou le CA
Vous pouvez demander au PIC la création d’autant de groupes que vous le souhaitez. Une utilisation courante est de demander un groupe pour le bureau, un autre pour le CA, etc.

[1Paul n’a pas les droits suffisants pour le faire lui-même

[2Pour une gestion plus simple, le nom du nouveau groupe commence obligatoirement par le nom de l’association