Scénario 1 : Partage de documents

par manu

L’association de Défense des Moutons à 5 Pattes (adm5) aimerait bien que les documents importants soient facilement accessibles et utilisables par les militants les plus actifs. Voire par tous les adhérents pour certains documents particulièrement importants.


Pré-requis

On suppose dans ce scénario que Paul, l’administrateur de adm5 a créé sur le cloud des comptes pour toutes les personnes qui auront besoin de ces documents. Il s’agit de :

  • Virginie (présidente)
  • Paul (secrétaire et admin du cloud pour adm5)
  • Roméo (trésorier)
  • Juliette (secrétaire adjointe et admin du cloud pour adm5)

Stocker et partager les documents

adm5 voudrait rendre facilement accessibles pour les membres du bureau tous les documents importants :

  • Modèles de feuilles de présence (fichier au format libre office ou word)
  • Rapports d’activité des années précédentes (fichier pdf)
  • Correspondance avec la Mairie (fichier jpeg, sorti du scanner de la présidente !)
  • Feuille de tableur permettant d’établir un budget prévisionnel (fichier excel écrit par la trésorière)

Rien de plus simple avec le cloud :

  • Tout le monde définit ensemble des dossiers qui permettront de ranger les documents, et surtout qui permettront à chacun de les retrouver...
  • Une seule contrainte : ces dossiers seront obligatoirement dans le dossier adm5, ou dans l’un de ses sous-dossiers. C’est la condition nécessaire pour qu’ils soient visibles de tout le monde et pour qu’ils appartiennent à adm5 et pas à l’un de ses adhérents en particulier.
  • Chacun dépose alors dans le bon dossier les documents qu’il ou elle a en sa possession
  • Dès que Virginie a déposé son document dans un des dossiers créés précédemment, il cesse de lui appartenir : il appartient à adm5, ce qui signifie que :
    • il est pris sur le quota de adm5 (le quota de l’association), pas sur celui de Virginie. [1].
    • Si Virginie quitte l’association adm5, le document sera toujours dans le cloud

Cliquez sur les vignettes pour voir les copies d’écran

Virginie a un dossier "Adm5"
Virginie rentre dans adm5 et crée de nouveaux dossiers
Virginie vient de téléverser le rapport d’activité de l’association.


Diffuser plus largement un document particulier

Le rapport d’activité de adm5, maintenant finalisé, a vocation à être diffusé à tous les membres de l’association, y compris ceux qui n’ont pas de compte sur le cloud. Il s’agit d’un gros fichier pdf, il est trop gros pour être envoyé par courriel.

  • Pour partager le document de manière plus large, il faut le partager par lien. On peut fixer une date limite au partage, on peut aussi lui affecter un mot de passe pour un peu mieux contrôler la diffusion du document. Cette opération peut être accomplie par chacune des 4 personnes ayant un compte sur le cloud (pas seulement par Paul).
  • Virginie clique alors sur le bouton marqué D pour copier le lien (voir aussi les copies d’écran ci-dessous), puis colle le lien dans un courriel qu’elle enverra à tous les adhérents de l’association. [2]
  • Juliette s’aperçoit qu’on a oublié d’envoyer le rapport d’activité à la Mairie : pas de problème, elle clique elle aussi pour récupérer le lien et elle l’envoie à la Mairie !

Cliquez sur les vignettes pour voir les copies d’écran

Le rapport est maintenant partagé par un lien
A tout moment on peut savoir quels documents sont partagés


[1Il n’est donc pas nécessaire que Virginie dispose d’un gros quota sur le cloud

[2peut-être grâce à une liste sympa