Documentation Administrateurs d’association

par manu

Juliette est administratrice du cloud pour l’Association de Défense des Moutons à 5 pattes (adm5). Cet article précise quel est son rôle.


Créer un utilisateur

Pour créer un nouvel utilisateur du cloud qui sera automatiquement associé à adm5 :

  • Juliette clique sur le bouton en haut à droite de l’écran marqué J
  • puis sur "Utilisateurs".
  • Et là sur le bouton + Nouvel utilisateur à gauche

Nous vous conseillons :

  • de renseigner les champs Nom d’utilisateur (ex : paul), Nom à afficher (ex : Paul Dupont), et surtout Adresse e-mail
  • de mettre des chiffres et des lettres au hasard dans le champ Mot de passe sans chercher à retenir le mot de passe (voir ci-dessous)
  • de ne pas changer les quotas

Mot de passe
Le plus sûr est de communiquer au nouvel utilisateur uniquement son nom d’utilisateur. Il pourra alors cliquer sur le lien "Mot de passe oublié" pour se choisir un mot de passe.

Quota
Les quotas par défaut sont fixés à 100Mo. C’est très peu, mais c’est volontaire : en effet, comme tous les services du PIC, le cloud n’est pas destiné à un usage personnel. Ne changez pas les quotas, l’équipe du pic peut les remettre à tout moment à leur valeur par défaut

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En tant qu’admin de l’association, Juliette voit le menu Utilisateurs
Juliette entre un nouvel utilisateur
Et voilà, Jérémie est un utilisateur enregistré !
Jérémie n’a plus qu’à se choisir un mot de passe


Demander un nouveau groupe

Les administrateurs d’association n’ont pas la possibilité de créer eux-mêmes des sous-groupes d’utilisateurs. Ils doivent en faire la demande par courriel à piccloud@le-pic.org, ou en passant par la page contact du site web du Pic.

Affecter un utilisateur à ce groupe

Le groupe adm5.claine est donc créé pour la Commission Laine d’Adm5 : Juliette peut elle-même affecter qui elle veut à ce groupe. Ici on suppose que c’est Jérémie qui doit participer aux travaux de la commission : Juliette doit cliquer sur la colonne Groupes à la ligne Jérémie dans l’écran des utilisateurs (voir ci-dessus), puis de cocher la case adéquate.

Retirer un utilisateur d’un groupe

...Et pour retirer Jérémie du groupe, il lui suffit de faire la même opération afin de décocher la case adm5.claine ! Jérémie ne fera plus partie du groupe, il n’aura donc plus accès aux documents correspondants (voir ici). Mais aucun document ne sera effacé du nuage !

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Juliette ajoute ou retire Jérémie du groupe adm5.claine


Fermer le compte d’un utilisateur

Une année a passé, et Jérémie ne reprend pas l’adhésion à l’association (finalement le sort des moutons à 5 pattes lui importe peu). Juliette doit fermer son compte.
Pour cela elle doit aller dans le menu utilisateurs, cliquer sur le symbole ... sur la ligne Jérémie, à droite. Puis elle clique sur Supprimer l’utilisateur.

Tous les documents de Jérémie seront supprimés, sans espoir de les retrouver. Par contre les documents téléversés par Jérémie dans le répertoire Adm5, qui n’appartiennent pas à Jérémie, resteront intacts !

ATTENTION Nextcloud ne demandera pas de confirmation, la suppression de l’utilisateur sera immédiate : attention à ne pas se tromper de ligne ! En particulier, si Juliette supprime par erreur l’utilisateur Adm5, elle supprime du même coup tous les documents de l’association. Voir ci-dessous pour une mesure de prudence...

Protéger l’utilisateur adm5 en le désactivant

Il peut être intéressant de désactiver l’utilisateur Adm5 :

  • il est impossible de se connecter au cloud sous ce nom d’utilisateur, ce qui peut être une bonne chose pour la sécurité des documents hébergés
  • Les administrateurs d’association risquent moins de faire des erreurs en gérant les utilisateurs, Adm5 n’apparaissant directement plus dans la liste des utilisateurs, mais dans la liste des utilisateurs désactivés.

Pour cela, Juliette doit cliquer sur le menu ... à droite de la ligne Adm5, et cliquer sur Désactiver l’utilisateur.
Pour le réactiver, Juliette devra cliquer sur Utilisateurs désactivés (à gauche de l’écran).
Tout utilisateur peut être désactivé et réactivé. Contrairement à la suppression, cette opération est très simple, réversible, et sans danger.

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Un utilisateur peut être désacitvé à tout moment
Un utilisateur désactivé peut être réactivé simplement


Récupérer un fichier ou un répertoire supprimé par un utilisateur

Paul vient de supprimer par erreur plusieurs fichiers qui se trouvaient dans le répertoire adm5 (des fichiers appartenant à l’association, donc). La conséquence est simple, mais brutale : plus personne n’a accès à ces fichiers !
Pour réparer son erreur, Paul peut tout simplement aller dans la poubelle et restaurer les fichiers. Mais voilà que Paul s’est encore trompé : il a vidé la poubelle !

C’est là que Juliette intervient : elle se connecte sous le nom d’utilisateur adm5, et retrouve les fichiers supprimés par Paul... dans la poubelle d’adm5 ! Ouf, elle peut les restaurer.

Modifier la configuration par défaut des partages

Tout est bien qui finit bien, mais on a eu chaud. Peut-être est-il préférable de prendre des précautions et d’empêcher les adhérents d’adm5 de faire ce genre d’erreurs. Pour cela, il faut à nouveau se connecter sous le compte adm5, modifier les propriétés du partage en décochant la case "Peut supprimer".

Vérifier l’occupation disque

L’association adm5 veut savoir si elle a encore suffisamment de quotas dans son nuage. Là encore, il faut se connecter sous le nom d’utilisateur adm5 et regarder en bas de l’écran à gauche : l’utilisation de l’espace-disque est spécifiée.

Attention : les fichiers se trouvant éventuellement dans la corbeille ne seront pas pris en compte dans le calcul de l’utilisation de l’espace-disque ! Très bien, mais en contrepartie le serveur se réserve le droit de vider la corbeille à tout moment, si le disque se remplt dangereusement. Si des fichiers doivent être restaurés à la suite d’une opération hasardeuse (voir ci-dessus), il ne faut pas trainer pour les récupérer !

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Se connecter sous l’utiliateur adm5 permet de récupérer les fichiers supprimés, et de vérifier l’occupation disque
On peut modifier le partage adm5, afin de sécuriser les documents !