Réunion de CA du 24 Sept 2024

Réunion du CA du 24/09/2024

Présents  : Emmanuel, Mathieu, Maurice, Hélène, Patrick, Jean-Paul, Sylviane, Édouard

Excusés  : Luc

Ordre du jour :

• Candidats à l’adhésion
• Fermeture de tiers
• Atelier
• Clés du local
• Tracts et affiches
• Trésorerie
• Retour sur le Forum des Associations
• Noms de domaine chez Gandi
• Chatons
• Proposition de bénévolat
• Conflit d’intérêt
• Système 
• Points divers

Candidats à l’adhésion

Le Caillou – A0238

Maurice nous présente son association (loi 1901) qui propose des activités autour de photos, sculptures, modelage, multimédia, etc. ainsi que des stages.

Besoins  : hébergement site WP

Adhésion à partir de ce jour

Décision CA : OK

Contact préliminaire d’une asso ramonvilloise

Il s’agit d’une demande atypique : cette association possède un cloud, sympa et spip (sans maîtrise de la VM) chez le fournisseur « ouvaton », et demande l’adhésion au PIC seulement pour une aide technique.

Le principe est acté par le CA mais nous avons besoin de discuter avec eux pour cerner leurs besoins, et décider si nous pouvons y répondre.

Emmanuel les contacte.

Fermeture de tiers

Le tiers Festival La Roue Tourne (A0120) a été créé par erreur et va donc être fermé.

A sa demande, le Foyer d’étudiantes (A0010) est clôturé.

Ateliers

FAQ : le 28 septembre

Emmanuel a préparé une présentation qui est en relecture.

Seront présents à l’atelier : Emmanuel, Maurice et Sylviane.

Jeudi ou vendredi, refaire une campagne pour la première partie -> Sylviane

Clés du local

On a un jeu de clés en plus. Sylviane le garde si besoin pour quelqu’un.

Tracts et flyers

Il reste des affiches et des flyers édités pour le forum des associations à placer dans divers locaux publics.

Distributions 

• Kiwi, CCAS, Grenier (Castanet), Mairie : Mathieu
• La maison, Le campus : Hélène

Trésorerie

Disque pour TTN

Le matériel a été livré. Le bon de transfert de propriété sera signé au moment du don.

La gestion documentaire est à jour dans Dolibarr.

Coût de l’achat : 503€88 TTC dont extension de garantie à 5 ans à 76€66 HT.

Dettes envers le CULTe

Les sommes concernées sont :

• 100€ pour la box - exercice 2023
• 100€ prise en compte de 100€ sur 150€ de la franchise MAIF des armoires
• 100€ pour la box exercice 2024.
  Donc 300€ en tout.

Les coordonnées bancaires ont été mises à jour le 19/09/2024. Les trois virements bancaires ont été réalisés le 23/09/2024.

Les opérations seront saisies dans Dolibarr lorsqu’elles seront prises en compte par la banque.

Point sur les adhésions 2024

Il s’est tenu deux réunions « chasse au trésor » depuis le dernier CA (le 3 et le 17 septembre).

Bilan au 24/09/2024

Depuis la relance du 3 septembre (48 factures impayées) des virements et chèques sont arrivés pendant la semaine qui a suivi. Quasiment aucun ensuite.

A ce jour, 35 factures restent impayées en comptant les adhésions fin 2023 (à partir du 1/10/2023). Soit 1220€ en encours.

Dans les prévisions 5 paiements sont en cours (attente de chèques et virements en instance).

Deux adhérents nous ont donné des nouvelles ou posé des questions, en attente de savoir s’ils souhaitent rester adhérents ou pas.

Procédures à mettre au point :

• Traitement des factures 2023 restant dues : un tri est à faire pour distinguer les factures réellement impayées de celles qui ont été reportées sur les factures 2024. Ces dernières doivent être « abandonnées ». Pour les autres, on doit désactiver les services.
• Erreurs sur facturation : un adhérent a été facturé de 16€ de trop, comment passer les écritures sur Dolibarr ? Notion de remise sur facture à étudier.

Factures impayés -> désactivation

Avant de les désactiver, nous allons relancer les adhérents par téléphone. Volontaires : Mathieu, Sylviane, Patrick, Jean-Paul, Emmanuel, Hélène

Hélène recense les adhérents dans un fichier sur le cloud et y associe un contact.

Décision du CA : Radiation des deux adhérentes désactivées depuis la fin 2023 et qui ne répondent pas aux relances, à savoir Urgence Climatique Toulouse et La Soulane. Les données seront archivées et les ressources libérées. Mettre une note dans Dolibarr avec la date du CA ayant décidé la radiation.

Une réunion du trésor est prévue le 15 octobre pour faire le point sur les impayés et les procédures à mettre au point.

Forum des associations

L’après-midi, le forum s’est tenu dans la salle des fêtes à cause de prévisions météo défavorables. Salle très bruyante, pas trop de monde sur notre stand, pas d’associations intéressées. Quelques particuliers curieux de l’appel à bénévolat mais pas vraiment motivés.

Hélène a participé à la réunion du matin et a pu rencontrer les autres associations de Ramonville, notamment « court-circlic » qui propose des ateliers de réparation et de réemploi de matériel.

Lors de cette réunion, il a été question de la signature du CER, Contrat d’Engagement Républicain, imposé par l’état et obligatoire pour obtenir une subvention ou un agrément auprès d’un service public.

Emmanuel contacte la MAIF et l’APRIL pour y voir plus clair

Noms de domaine

Gandi a largement augmenté ses tarifs sur les noms de domaine rendant le PIC déficitaire par rapport aux abonnements demandés aux adhérentes.

Bilan des augmentations

Actuellement nous avons chez Gandi 59 domaines.

Devant cette augmentation, plusieurs solutions :

• augmenter la somme demandée aux adhérents pour gérer les domaines : nous souhaiterions éviter cette solution
• chercher un autre fournisseur. Nous évoquons :
  • Scaleway
  • Ovh
  • infomaniak
  • Bookmyname

Fonctionnalités minimales d’un registre DNS :

• Avoir au moins deux ou trois adresses différentes : Technique + facturation / propriété
• Pouvoir ajouter de l’information concernant chaque nom de domaine géré : au moins des « tags »
• Via un bouton sur la console ou via une API, pouvoir récupérer dans un fichier CSV l’ensemble des informations sur les noms de domaine que l’on gère (y compris les tags)
• Système de compte prépayé, ou prélèvement ou autre, afin de simplifier la facturation
• Renouvellement automatique des domaines

Fonctionnalités souhaitables mais pas indispensables :

• API permettant d’éditer les enregistrements DNS (indispensable pour le certificat *.le-pic.org fourni par letsencrypt)
  • Si cette fonctionnalité n’existe pas on peut aussi laisser le-pic.org chez Gandi
• Pouvoir gérer le domaine « à plusieurs », cela permet de laisser les associations gérer leur DNS, et éventuellement leur boîte à lettres.
  • A défaut, nous devrons gérer tout seul le domaine, y compris la B.A.L. En pratique c’est plutôt ce qui arrive
• Au moins une boîte à lettres avec le nom de domaine, comme chez Gandi autrefois !

Pour le prochain CA ceux qui connaissent des registrars peuvent remplir le fichier initié par Emmanuel dans le cloud pour comparaison et décision à ce sujet.

En attendant, Emmanuel propose d’ouvrir un ticket chez Gandi pour leur proposer de signer un papier pour maintenir les .org, .net et .fr à 16 euros sur au moins 5 ans vu le nombre de domaines gérés.

Patrick avait listé des hébergeurs évoqués dans le forum des CHATONS (fichier sur le cloud)

Chatons

• Prochaine réunion le jeudi 10 Octobre
• Groupe de Travail site web https://chatons.org

Proposition de bénévolat

Nous avons rencontré un professionnel de l’informatique qui souhaiterait rejoindre l’équipe des admins. On peut lui proposer de venir aux CA, aux ateliers, ou Capitole du Libre, pour qu’il se fasse une idée de nos pratiques, avant d’envisager une intégration à l’équipe des admins.

Emmanuel lui fait une réponse dans ce sens.

Conflit d’intérêt

Mathieu souhaite mettre les choses au clair car il ne voudrait pas qu’il y ait de conflits entre son travail et ses actions au PIC. En effet, il intervient comme prestataire dans quelques associations adhérentes au PIC.

La frontière est-elle bien définie ?

Pour le PIC cela ne pose pas de problème car c’est à Mathieu de gérer ses facturations en son âme et conscience. Il informera le CA lorsqu’il effectue une prestation pour une association adhérente au PIC pour éviter toute ambiguïté.

Système

Liste des actions en cours :

Cloud  : Activation de l’application Two-Factor TOTP Provider sur picttn : article publié

Dates « visios système » : mercredi 25 à 20h00 et mardi 1er Octobre à 20h00 : point sur rspamd

Synchronisation paheko - sympa : à suivre (essai à faire)

Configuration de syslog-ng : centraliser les logs de tous les serveurs sur un seul serveur : en cours