Envoi groupé de mails ou listes de diffusion ?

par manu

Je sais déjà comment configurer mon courielleur pour envoyer un courriel à toute une liste de contacts : alors, ai-je vraiment besoin d’une liste de diffusion ?


A bas les envois groupés !

Je sais déjà comment configurer mon courielleur pour envoyer un courriel à toute une liste de contacts : alors, ai-je vraiment besoin d’une liste de diffusion ? La réponse est : oui. Et voilà pourquoi !

On peut en effet avec son courielleur envoyer un courriel à plusieurs personnes simultanément, en définissant un groupe contenant plusieurs adresses mail. Je mets mes trois frères et sœurs, ainsi que mes parents, sous l’appellation "famille", et j’envoie le même courriel à toute ma famille. Parfait, mais est-il vraiment raisonnable de définir un groupe contenant plusieurs centaines de personnes ?

Envoi d’une lettre d’information par envoi groupé

Bien sûr vous avez configuré votre courielleur de manière que la liste de mails soit "cachée" à vos correspondants. Après tout chacun n’a pas à connaître la liste des abonnés. Mais alors que se passe-t-il si votre P.C. tombe en panne... ou s’il a un méchant virus ? Pouf, plus de liste. Bien sûr vous avez fait des sauvegardes, mais bon....

En attendant que votre P.C. soit réparé, personne ne peut envoyer de courriel. A l’opposé, la liste des abonnés d’une liste de distribution se trouve sur le serveur. Si votre P.C. est en panne, vous pourrez toujours travailler à partir d’une autre machine, voire demander à un ami d’envoyer le mail à votre place. Les listes de diffusion permettent le travail collaboratif.

Utilisation d’envois groupés pour lancer un débat

Cette fois, puisque vous voulez que chacun puisse répondre à tous, vous allez exposer la liste des adresses constituant votre envoi. Ainsi les autres correspondants n’auront plus qu’à cliquer sur "Répondre à tous" pour que le débat s’engage. Sauf que... de cette manière, un grand nombre d’adresses mails se retrouvent copiées dans les ordinateurs de tout le monde.... la première machine qui a un virus le transmettra gentiment à tout le monde ! D’autre part, imaginez que l’un ou l’autre des abonnés change d’adresse mail : il devra prévenir tous les abonnés de la liste... donc générer du trafic inutile sur la liste. Et bien sûr les trois quarts des abonnés ne feront pas attention et ne mettront pas à jour leur carnet d’adresse, donc notre infortunée personne continuera à recevoir plein de mails à son ancienne adresse, et très peu à sa nouvelle. Puisque la liste des abonnés est gérée par le serveur de liste, l’adresse mail de chacun n’est pas copiée partout, elle figure simplement dans la base de données du serveur. Lorsqu’un abonné change d’adresse, il n’a qu’à mettre à jour son adresse sur le serveur... ou écrire à l’administrateur de la liste, qui changera lui-même l’adresse de l’abonné... Et pour répondre à la liste et ainsi poursuivre le débat, chacun n’a qu’à cliquer sur "Répondre à la liste", la réponse sera envoyée au serveur de liste, qui transmettra aux abonnés. enfin, si dans certains cas il n’est pas souhaitable que chaque abonné connaisse la liste des abonnés, dans d’autres cas cela est au contraire possible voire souhaitable. Le serveur de liste peut être configuré pour envoyer - ou pas, la liste des abonnés à chaque abonné qui le demande.

Maîtriser ses abonnements

D’ailleurs, ce dernier point est probablement le plus important : figurer sur une liste de mails, c’est une question de choix personnel. Chacun doit être libre, à tout moment, de se désabonner d’une liste s’il le souhaite. Lorsque la liste des abonnés est gérée par un serveur, le désabonnement est toujours possible. Lorsque tout le monde travaille avec des groupes de mails, seuls les (nombreux) propriétaires des ordinateurs ont la maîtrise des adresses, autrement dit un abonné n’a pas la maîtrise de son abonnement. Tout ce qu’il peut faire, c’est dire à ses amis : "oubliez moi" Mais seuls les amis ont la faculté de l’oublier - ou pas.

Les envois sont plus fiables avec un robot

Si vous avez beaucoup d’abonnés, si vous envoyez des mails un peu gros, vous risquez d’avoir des soucis avec votre courielleur en local : que se passe-t-il si la connexion réseau se coupe en plein milieu de l’envoi et donc si votre logiciel se plante ? Vous avez le choix entre deux maux : accepter qu’une partie de vos abonnés n’aient pas le mail, ou recommencer les envois.... et ainsi envoyer plusieurs fois le mail à certains abonnés (ceux qui sont en début de liste). Un robot de liste est fiable, il est installé sur un serveur avec une bonne liaison réseau, il y a très peu de risques qu’il se plante.

Les archives

Les robots de listes archivent les mails qu’ils transmettent aux abonnés. Cela veut dire que plusieurs mois, voire plusieurs années après qu’une discussion ait eu lieu, vous pouvez encore aller la relire. Ces archives sont bien entendu stockés sur le serveur de liste, donc dans un endroit sûr et fiable. Bien plus fiable que les archives maintenues par les courielleurs de vos abonnés...