Règlement Intérieur du PIC

L’entrée en vigueur de ce réglement intérieur a été approuvée à l’unanimité lors de l’Assemblée Générale du 31 janvier 2012.
Ses actualisations devront chaque année, suivant nos statuts, faire l’objet d’appréciation et d’accord de l’Assemblée Générale de l’association.


R1. ADHÉSIONS

R1.a Adhésions, ré-adhésion, cotisations.

R1.a.1 Cotisations, continuité et suspension des service du PIC

Les services fournis par le PIC aux associations adhérentes sont pour des raisons de continuité technique, automatiquement renouvelés chaque année.

Les associations bénéficiant de ces services au PIC doivent notifier leur dissolution ou leur abandon d’adhésion dans tous les cas avant le 20 janvier de l’année concernée.

Les cotisations ne sont en aucun cas, pas même partiellement, remboursables.

R1.a.2 Départs et déménagements

Les associations partantes ou dissoutes en cours d’année restent redevables de leurs cotisations.

Les associations déménageant leur hébergement gagneront à signaler au PIC la nouvelle adresse de leur site afin que soient mises en places les redirections appropriées des visiteurs vers leur nouvelle adresse.

R1.a.3 Échéances des cotisations

L’appel à cotisation des adhérents s’effectue pour l’année à venir au 1er décembre de l’année en cours. La cotisation doit être acquittée au jour de l’assemblée générale correspondant à l’année d’adhésion.

Un rappel est adressé aux adhérents en retard début juin

Si aucune cotisation due n’est versée par l’adhérent au 1er septembre les tous services fournis pourront être interrompus.

Le montant de la cotisation pour l’année non réglée reste exigible, augmenté de tous frais afférents à toute relance associée par la suite pour en obtenir régularisation.

R1.a.4 Première adhésion au PIC

Les association adhérant pour la première fois au PIC au cours du dernier trimestre d’une année sont dispensées de cotisation mais elles doivent acquitter d’avance la cotisation de l’année suivante.

R1.a.5 Montant des adhésions

L’adhésion des particuliers est assortie du paiement d’une cotisation d’un montant de 15 €
L’adhésion des associations est assortie du paiement d’une cotisation d’un montant de 20 €

R1.b Responsabilités

R1.b.1. Responsables légaux et techniques

Le responsable légal du respect de la législation au civil comme au pénal et des engagements contractuels avec le PIC est une personne physique. Pour une association déclarée en Préfecture quel que soit le mandataire signataire de l’adhésion c’est le responsable légal de l’association.
Pour une association ou projet non-déclaré qui adhèrent, la personne responsable est la personne ayant personnellement signé l’adhésion.

Cette personne responsable aura le devoir de veiller au respect sur son site du droit à l’image et droit d’auteur, au respect des lois et parmi elles celles qui régissent la publication et la communication sur Internet. Elle veillera à satisfaire aux obligations vis à vis de la CNIL si nécessaire. Elle devra mettre à disposition les moyens de la contacter en tant que
responsable éditorial et de contacter le PIC en tant que son hébergeur
.
Les association constituant par définition des cadres évolutifs, les associations adhérentes au PIC sont vivement encouragées à fournir au PIC des contacts multiples et non exclusifs pour les échanges et l’octroi de prérogatives administratives et techniques.

Le PIC est à votre disposition pour tout éclaircissement en cas de doute ou de problème vis à vis de vos responsabilités techniques et légales.

R1.b.2. Procédures en cas de réclamation

En cas de réclamation se rapportant notamment au respect du droit d’auteur ou du droit à l’image ou toute autre réclamation se rapportant à une infraction possible à la législation en vigueur, les personnes responsables légales ont devoir de remédier si nécessaire aux publications litigieuses et d’informer le PIC des réclamations concernées.

Les bénévoles du PIC peuvent vous aider et conseiller si vous rencontrez ce type de situation. Dans tous les cas si l’objet du litige constitue dans une publication sur votre site Internet il est recommandé de suspendre dans un premier temps la- dite publication, afin de prévenir tout risque possible pour vous. Ensuite, vous pourrez peser en toute quiétude l’opportunité ou non du maintien en ligne de l’objet litigieux en le re-publiant ou son retrait définitif.

Dans le cas ou le PIC recevrait à son niveau une quelconque réclamation de cet ordre, il s’engage à en informer dans le plus brefs délais le contact du projet ou de l’association concernée. Il se réserve également la possibilité d’interrompre tout service dont le maintien serait susceptible d’entrainer des poursuites légales à son encontre, et liées à ses responsabilités en tant qu’hébergeur.

R1.c Condition des services et devoir d’informer le PIC des anomalies

R1.c.1 Problèmes techniques et problèmes de sécurité

Toute association bénéficiant de service associé à son adhésion a le devoir de signaler immédiatement toute anomalie de sécurité ou de fonctionnement d’un service qu’elle aura détecté.
Les bénévoles du PC s’efforceront alors, dans la mesure de leurs moyens de rechercher avec elle des solutions au problème rencontré.

R1.c.2 Intégrité des données, sauvegardes et qualité des services

Si des procédures de sauvegardes automatisées pourront être mises en oeuvre dans le cadre du PIC, dans tous les cas c’est l’association adhérente qui est responsable de ses données et c’est à elle seule de à veiller à la sécurité et à la sauvegarde des données stockées sur son espace d’hébergement.

Ni le PIC ni les bénévoles du PIC ne pourront être tenus responsables d’éventuelles pertes de données du fait de la négligence de l’association adhérente à les sauvegarder régulièrement.

La continuité et la qualité des services offerts aux associations dans le cadre du PIC est partie tributaire de prestataires extérieurs au PIC, qui lui s’efforce de rechercher le meilleur rapport qualité-prix.

Par ailleurs la continuité et la réparation d’éventuelles pannes sera tributaire de la disponibilité des bénévoles administrant et gérant les services, qui s’engagent uniquement à faire de leur mieux.

R1.d Listes de discussions

Les associations utilisant le robot de listes du PIC pour adresser des messages ou abonner des personnes ont le devoir de veiller au respect des personnes et plus généralement de la législation en vigueur dans les différents usages de ces listes.

Elles ont notamment le devoir impératif de fournir aux destinataires des messages de listes, les moyens de s’en désabonner.

Elles sont vivement encouragées, pour les listes supposant des échanges directs de messages, à élaborer des chartes de modération.

R2. Gestion des domaines

Le pic offre à ses associations adhérentes qui le souhaitent un service complémentaire à l’adhésion d’enregistrement et de gestion de leur nom de domaine.

Les associations souhaitant bénéficier de cette facilité ont le devoir d’acquitter chaque année la provision correspondant au renouvellement du domaine, à savoir créditer le PIC d’un montant de 15 euros.

Sera déclaré propriétaire du domaine l’association adhérente si possible et sinon la personne déclarée responsable légale de l’association adhérente. Seront adressés à cette personne par les soins du PIC les moyens de pleine maîtrise du domaine concerné, ceci garantissant le pleine autonomie d’administration du-dit domaine par l’adhérent concerné notamment si celui-ci souhaitait changer d’hébergement.

Le pic sera sera simplement enregistré comme contact technique et financier.

R3. Gestion du PIC

R3.a Principe de gestion

Tout fond de roulement ou crédit excédentaire caractérisé dans la gestion du PIC aura pour objectif primaire de sécuriser sur une année prévisionnelle supplémentaire les mêmes services que ceux fournis dans l’année en cours.

Tout excédent au-delà sera investit dans l’année en cours dans l’amélioration des qualités de services et des équipements associés aux initiations.

R3.b Transparence comptable

Présentation des comptes de l’association : devront apparaître chaque année :

Pour les recettes :

  • le total des dons et la répartition collectivités/particuliers
  • le total des subventions et leur détail
  • le total des adhésions individuelles
  • le total des adhésions associatives
  • le total des des cotisations associatives non-réglées

Pour les services particuliers souscrits en marges des adhésions (domaines, services spéciaux), le total des prévisions et capacités d’y répondre.

Pour les dépenses :

  • séparées clairement, les répartitions budgétaires propres aux services aux associations et propres aux services au grand public
  • rendus lisibles : toute dépense se rapportant aux hébergements et aux services associés
  • rendus lisibles : tout frais associé à l’investissement et à la maintenance des équipements liés aux initiations
  • rendus lisibles : tous frais associés aux rafraîchissements dispensés lors des initiations.
  • rendus lisibles : tous frais associés à la promotion du PIC par tout autre moyen que gratuit exploitant Internet.
  • rendus lisibles et à titre prévisionnels : les frais relevant de la gestion sociale du PIC (envoi des reçus si postaux, par exemple).

R4. Assemblées générales et réunions du PIC

R4.a. Participation

Toute personne peut assister aux assemblées générales et aux réunions mensuelles du PIC.
Par courtoisie, si vous n’êtes pas adhérent il vous sera demandé de prévenir les bénévoles du PIC de votre venue.
Seules les personnes adhérentes à jour de leur cotisation auront pouvoir d’arbitrer les décisions.

R4.b. Fonctionnement

Le PIC se réclame d’une culture collaborative exigeant un maximum de partage des informations et des responsabilités.
Les décisions au sein du PIC sont collégiales, et supposent que toute initiative au sein de ses bénévoles ait fait l’objet d’une information de ces derniers.

Dans ces conditions le PIC s’arrangera pour se doter des instruments d’information et de communication les plus appropriés à rendre sa gestion et sa conduite les plus transparente et partagée possibles.

R5. Règlement Intérieur

Ce règlement intérieur n’entrera en vigueur qu’à dater de son approbation par l’assemblée générale des adhérents du PIC.

Par la suite il pourra être complété et amélioré lors des réunions du PIC suivant les souhaits des adhérents.

Ces modifications seront portées à la connaissance des adhérents par publication sur la liste généraliste du pic, laissant
ainsi à ces derniers la possibilité de les discuter.

Conformément à nos statuts ce règlement devra être approuvé chaque année par l’assemblée générale des adhérents du PIC.