Réunion de CA du 25 Août 2026

Présents  : Emmanuel, Céline, Sylviane, Maurice, Hélène, Patrick, Luc, Michel (Amis Croisière Chantante), Coline (Vivre à Madagascar), Édouard, Jean-Paul

Excusés  :

Ordre du jour :

• Candidates à l’adhésion :
• Point Trésorerie
• Forum des Associations
• Gestion des services
• Système
• Questions diverses

Candidates à l’adhésion

Vivre à Madagascar – A0298

Coline nous présente cette association humanitaire qui existe depuis 25 ans et dont le but est d’apporter une aide éducative, médicale, sanitaire et sociale à Madagascar, notamment via des parrainages scolaires. Elle assure un repas par jour et les frais de santé. Elle compte actuellement 130 parrains/marraines et autant d’enfants malgaches.

Le site vient d’être refait en HTML. Le nom de domaine est actuellement géré chez OVH et son renouvellement est en janvier (date à laquelle le PIC fera le transfert chez Infomaniak).

Ils sont intéressés par un atelier cloud pour former leurs adhérents. Cet atelier n’est pas au programme de cette année, mais il peut être envisagé si des adhérents sont intéressés.

Besoins : liste discussion, cloud, outil de gestion, site et nom de domaine avec adresse mail chez infomaniak

Décision CA : OK (pris en charge par Emmanuel)

Les amis de la croisière chantante – A0299

Michel nous présente l’association qui existe depuis 15 ans et a pour but d’initier, animer et accompagner des stages de chants et ateliers polyphoniques sur des croisières avec l’appui de professionnels du tourisme. L’association ne s’occupe que de la gestion musicale ; elle accueille une centaine de stagiaires chaque année.

Besoins : liste discussion, site (soit en HTML, soit sous WordPress)

Décision CA : OK (pris en charge par Hélène)

Point Trésorerie

Concernant la gestion des noms de domaine, le compte prépayé sera alimenté la semaine prochaine pour couvrir les besoins jusqu’en fin d‘année ainsi qu’une marge de sécurité pour entamer 2027.

Pour 2027, Jean-Paul propose d’alimenter le compte une fois par trimestre, selon une projection basée sur les dépenses réelles de 2025 et 2026 avec une marge de 10%.

Concernant les serveurs, le compte pré-payé est alimenté pour couvrir les frais jusqu’en fin d’année. Son prochain approvisionnement est prévu début janvier, puis tous les trimestres.

Concernant le suivi des adhésions, nous sommes à 14 factures impayées sur 194 factures payées, impayées et non abandonnées, soit 92.8% de taux de règlement. Il y a donc une amélioration d’environ 3.6% du taux de règlement par rapport au dernier pointage.

Sur les 14 adhésions résiduelles au 24/08/2026, une a demandé sa résiliation et 2 n’ont pas donné de nouvelles. Les autres ont été contactées et devraient régulariser leur situation rapidement.

On désactive donc les 3 associations suivantes : A0261, A0240, A0157.

Forum des Associations

Sylviane assistera à la réunion du matin, puis Jean-Paul et Sylviane assureront une présence à partir de 14h, Emmanuel les rejoindra vers 16h. Céline essaiera de passer.

Emmanuel s’occupe de l’impression des flyers (une quarantaine d’exemplaires A6).

Sylviane récupérera les affiches, kakemono et flyers à Pouciquot à 13h30.

Gestion des services

Emmanuel propose une gestion des services aux associations de manière plus collaborative :

• nommer une personne (commercial sous Dolibarr) lors de l’acceptation des associations avec Emmanuel en support pour que chacun puisse acquérir une autonomie 

Proposition approuvée. La personne référente est notée dans le compte-rendu dès aujourd’hui.

Système

Mise à jour de Sympa

Depuis le passage de Trixie, Sympa n’a pas pu être mis à jour. Pour avancer sur ce point nous proposons d’installer sympa sur la machine test pour reproduire, puis corriger, le problème avant de reprendre la mise à jour sur le serveur de production.

Plantages à répétition du cloud

Ces dernières semaines, nous avons eu quelques plantages de l’application NextCloud. Le problème est en cours d’étude ; nous allons mettre à jour le cloud dans sa dernière version, il y a actuellement un souci de stabilité à cause d’une incompatibilité de versions entre le cloud et la base de données.

Travail sur le mail :

• Validé : Utilisation de postfix de préférence à msmtp pour envoyer les mails depuis les serveurs, suite à un souci de stabilité »
• En cours d’étude : Installation d’un serveur imap sur le serveur de mails (pic2m) afin que les admins aient accès aux mails système. Mais devant la complexité d’installation d’un serveur imap, nous envisageons de remplacer les adresses systèmes envisagées (3 adresses actuellement) par des listes sympa, il suffira d’aller voir dans les archives pour lire les B.A.L.

Questions diverses

Ateliers 2026-2027

Quelques actions restent à faire :

• ajouter l’atelier sur les commandes unix : Emmanuel
• uniformiser les titres des ateliers : site vs flyer
• modifier le modèle des pages ateliers pour supprimer et remplacer le formulaire de contact : Hélène et Emmanuel

Formulaires 2027

Hélène va modifier les formulaires d’adhésions pour 2027 : pas de changement significatifs, seulement les dates.