SYMPA au PIC : Tout ce qu’il faut savoir

Demander un compte à SYMPA

SYMPA ne vous connaît que par votre adresse de courriel.
L’adresse de Sympa est : https://sympa.le-pic.org/sympa
Pour vous connecter, remplissez le petit formulaire en haut à droite de l’écran. Si vous n’avez pas encore de compte :

• Cliquez sur "Première connexion ?" et donnez votre adresse de courriel
• sympa vous enverra votre mot de passe d’ici quelques minutes
• Connectez-vous avec ce mot de passe
• Cliquez sur "Vos préférences", mettez votre nom (optionnel) et surtout changez votre mot de passe (comme toujours, mettez un mot de passe compliqué à découvrir mais simple à retenir pour vous).
• Cet écran vous permettra aussi de changer votre adresse électronique sans perdre tous vos droits

Configurer une liste dont je suis proprio

Si nous venons de vous créer une liste, il y a des chances pour que vous en soyez le "propriétaire" : c’est donc vous qui pourrez configurer la liste à votre convenance. Il peut y avoir plusieurs propriétaires, vous pouvez donc partager le boulot.

Cliquez sur Admin, vous avez plusieurs rubriques et sous-rubriques :

Configurer la liste / Définition de la liste

Ici vous pouvez renseigner l’objet de la liste (quelques mots), et donner les adresses des copropriétaires et des modérateurs.

Vous pouvez aussi donner une catégorie à la liste, afin qu’on la retrouve plus facilement à partir de la page d’accueil de sympa

Configurer la liste / Diffusion réception

Le paramètre le plus important peut-être : le type de liste. Les plus utiles sont à mon sens :

• Newsletter, limitée aux modérateurs : seuls les modérateurs ont le droit de poster des messages, utile pour envoyer des informations à tous vos adhérents, du haut vers le bas, sans possibilité de débat
• Privée, modérée pour les non-abonnés : tout le monde peut envoyer un message, il ne sera pas modéré pour les abonnés (la liste est alors utilisée comme un forum de discussion), par contre un non-abonné verra son message modéré : en d’autres termes, il arrive d’abord chez les modérateurs, qui décident s’il doit être diffusé ou non (c’est très souvent du spam)

Un autre paramètre à considérer : l’adresse de réponse. Il ne s’agit que d’une adresse par défaut, que les abonnés pourront toujours modifier lorsqu’ils répondent aux messages... [1] mais nous sommes tous pressés, nous avons tendance à cliquer sans réfléchir, donc ce paramètre est finalement important.

• list : Par défaut, la réponse sera envoyée à la liste. Idéal pour susciter les débats... mais attention au trafic !
• sender : Par défaut, la réponse sera envoyée à l’expéditeur. Moins de trafic.... mais moins de débat aussi.
• Un autre champ vous propose : "Respect du champ existant", par opposition à "Ecraser l’en-tête ReplyTo". Pas d’hésitation : respect !!! Sinon ça ne marche pas bien.

Également ici vous pouvez ajuster les options d’abonnés disponibles. Parmi celles-ci il y a celle de laisser les attachements sur le serveur plutôt que de les joindre aux messages. Dans ce cas le destinataire reçoit dans le corps du message un lien lui permettant d’accéder au(x) document(s) joint(s).
Cette fonctionnalité trouve un intérêt lorsque l’attachement est volumineux : plutôt que d’envoyer un document de 2Mo à une liste de 200 abonnés, mieux vaut laisser le document sur le serveur et laisser à chacun le loisir de le consulter.
La taille des documents joints à partir de laquelle les attachements sont laissés sur le serveur se paramètre au niveau de la plateforme pour l’ensemble des listes.
Contactez nous pour la mise en place de cette fonctionnalité si besoin.

Configurer la liste / Droits d’accès

Un autre écran sensible... attention en particulier à "qui a accès à la liste des abonnés", il n’est pas souhaitable de laisser cette information publique. Attention aussi à "qui peut s’abonner" : peut-être est-il préférable de laisser le propriétaire décider de qui a le droit ou pas de s’abonner...
Pour le "qui peut s’abonner" privilégier les scénarios avec authentification, notés "auth". Cela permet d’envoyer systématiquement un mail de confirmation à toute demande d’abonnement et limite donc les erreurs d’adresses.
La taille à partir de laquelle les documents ne sont pas joints aux messages est fixée pour l’ensemble de la plateforme.
Contactez-nous pour la mise en place de cette fonctionnalité si besoin.

Configurer la liste / Les archives

Tous les courriels qui passent sur la liste seront archivés, les archives sont consultables via le web. Là encore, attention au droit d’accès : il est souhaitable que seuls les abonnés aient accès aux archives, sinon les abonnés croyant envoyer un courriel privé écrivent un site public !

Personnaliser

Cet écran vous permet notamment de fixer :

• Le texte de la page d’accueil. Il peut avoir une certaine importance, ne serait-ce que d’un point-de-vue légal.
• L’attachement de début, quelques lignes à insérer avant les courriels. Par exemple rappeler ici que la réponse renverra à toute la liste....
• L’attachement de fin, qui sera inséré en bas de chaque mail. Au moins donner la procédure de désabonnement (un lien vers l’url mailto:nom-de-la-liste-unsubscribe@le-pic.org) et un lien vers la page d’accueil. Il est en effet important que tous les abonnés aient connaissance de la charte de votre liste, et sachent se désabonner s’ils le souhaitent.

Gérer les archives

Cet écran vous permet de télécharger et/ou supprimer les anciennes archives de vos listes, qui n’ont probablement plus beaucoup d’intérêt.

Gérer les abonnés

Pour avoir des abonnés, il y a plusieurs possibilité :

• Vous pouvez laisser chacun s’abonner s’il le désire. C’est la méthode la plus démocratique... il suffit que les gens envoient un courrier à mailto:nom-de-la-liste-subscribe@le-pic.org pour qu’ils soient automatiquement abonnés (éventuellement après accord du modérateur). Vous pouvez mettre ce lien sur votre site, par exemple.
• Chacun peut s’inscrire sur le site de sympa (cf. ci-dessus la procédure), ensuite à partir de la page d’accueil, il sera possible de s’abonner sur votre liste en cliquant sur son nom.
• Cependant, rien ne vous empêche d’inscrire "autoritairement" tous vos adhérents, à condition que ceux-ci aient la possibilité de se désinscrire s’ils le souhaitent (cf. ci-dessus). Cette page vous permet justement de faire cela

Inscription par lots : Si vous avez beaucoup de gens à inscrire d’un coup, vous pouvez cliquer sur ce bouton, et remplir le champ présenté avec une liste d’adresses électroniques, éventuellement une liste constituée d’adresses prénom nom (ce sera plus clair pour vous par la suite). Vous pouvez ainsi inscrire des centaines d’adresses d’un seul coup d’un seul. Les adresses peuvent venir d’une feuille de tableur, d’une page de traitement de texte, d’une base de données...

Si en faisant cela vous avez des messages d’erreur (quelque chose dans le style ERREUR () - Erreurs de syntaxe pour les paramètres suivants : dump ERREUR (add) - Vous devez fournir votre adresse email, cela veut probablement dire que vous avez des erreurs dans vos adresses : soit des accents, soit un @ manquant, etc. Vérifiez bien et recommencez. Par contre, que les adresses soient en minuscules ou en majuscules, ou un mélange des deux, cela n’a pas d’importance.

Gestion des erreurs

Il n’est pas rare d’avoir jusqu’à 30% d’erreurs dans une liste, surtout si c’est vous qui avez inscrit les abonnés à partir d’une liste saisie depuis un papier...
Difficile de demander aux abonnés de corriger l’erreur puisque justement... vous ne pouvez pas les joindre !

La seule solution est de leur demander de vive voix, cependant avec un peu d’attention certaines erreurs peuvent être corrigées. Cet écran vous permet d’accéder au message d’erreur fourni par la machine, qui peut vous aider (dans une certaine mesure).

• Nom de domaine : Si l’erreur est du style "host not found", "domain not found", "no route to host", l’erreur vient de ce qui se trouve à droite du signe @ : vérifiez que vous n’avez pas tapé oronge.fr ou gmmail.com, par exemple.
• Nom d’utilisateur : Si l’erreur est du style "Bad destination mailbox address (5.1.1)", "unknown user", elle est fournie par une machine qui se trouve sur le domaine marqué à droite de @ (donc il est valide [2]), mais cette machine ne connait pas votre correspondant. La correction peut être simple, par exemple M. Dupont a peu de chances d’avoir comme courriel dupond@qqchose.fr. Mais dans bien des cas, c’est plus difficile.
• Une erreur dans le style "mailbox full", "quota exceeded" signifie que votre correspondant ne lit jamais son courrier... soit qu’il est parti en vacances, soit qu’il a changé d’adresse... Dans ce cas, il n’y a pas grand-chose à faire, à part le rencontrer en vrai.

Comment savoir si une adresse est correcte ?

Le seul moyen vraiment fiable est d’envoyer un courriel à cette adresse et d’attendre la réponse. Néanmoins, vous pouvez tester une adresse électronique, en utilisant par exemple le service en ligne outils-webmaster. Vous pouvez alors faire quelques essais avant de vous fixer sur une adresse correcte... cependant vous ne serez jamais sûr de tomber sur la bonne personne, à moins que vous ne receviez un courriel de sa part !

Abonnés refoulés

Il peut arriver que, en tant qu’administrateur de liste, vous receviez des protestations d’abonnés à qui le robot a refusé l’envoi... Dans ce cas, vérifiez l’adresse d’origine du courriel refusé : beaucoup de gens ont plusieurs adresses de courriel (par exemple une adresse personnelle et une adresse professionnelle), or le robot sympa ne connait que les abonnés que par leurs adresses de courriel. Autrement dit, pour sympa, dupont@alamaison.fr et dupont@auboulot.com, ce sont deux personnes différentes. Si les deux sont abonnés, les deux pourront envoyer un mail à la liste (mais les deux recevront le mail, donc ce pauvre Dupont recevra deux fois les mails de la liste). Mais si Dupont s’est abonné uniquement en donnant son adresse personnelle, il ne pourra pas poster à partir de son adresse professionnelle.

En bref, la seule chose dont il faut se souvenir c’est : SYMPA ne vous connait pas, il ne connait que votre adresse !